10 tips para que el correo electrónico sea un acierto en los negocios
Recuerdo perfectamente las palabras de mi maestro cuando estaba cursando la materia en habilidades directivas “lo que no está escrito, no existe” y con esta diversidad de medios para comunicarnos en los negocios, el envío de un correo electrónico siempre será un acierto para formalizar y proyectar una imagen mucho más profesional
Bienvenidos nuevamente a “cualidades exquisitas” un espacio en dónde aprenderás por qué cuidar nuestra imagen es fundamental.
Con la facilidad de la tecnología realizar interacciones laborares resulta mucho más fácil, sin importar en qué parte del mundo se encuentran las personas. En la actualidad se cierran negocios a través de una llamada telefónica, videollamada o una cita en persona. Como profesionista, empresario o directivo, lo más importante es proyectar una imagen sería y crear confianza, por lo tanto, es conveniente en un lapso corto de tiempo enviar un correo electrónico para dejar por escrito los acuerdos establecidos en dicha reunión.
Con gusto comparto unos tips de diseño y contenido para que el correo electrónico sea un acierto en el mundo laboral:
1.- Dirección de correo electrónico: en caso de no contar con un dominio web prefiera el uso de Gmail que un Hotmail; al momento de dar de alta la cuenta según el giro de la empresa registre su nombre y apellido (alejandraperez@gmail) o el nombre de la empresa (Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. ) reflexionar muy bien este punto ya que el uso de fechas de nacimiento (alejandra100275@gmail) o nombres poco formales (alejefa@gmail) puede afectar seriamente su credibilidad profesional.
2.- Imagen profesional: en el mundo laboral la imagen es reservada; así que evite diseños o imágenes de fondo, letra de colores o el uso de emoticones.
3.- Firma: indicar el nombre, puesto o nombre de la compañía; de una manera mesurada se puede añadir datos de la empresa como es teléfono, página web o redes sociales; de igual forma editar la configuración en los dispositivos móviles.
4.- Asunto: el titulo debe ser conciso, que al momento de leer deje muy claro de qué trata el correo, por ejemplo, “cambio de fecha de la reunión del comité”.
5.- Cuerpo del mensaje: tres pasos: saludo – contenido – despedida; cuidar la ortografía y redacción para expresar el motivo del correo de una manera clara y directa; el uso de mayúsculas es agresivo, se relaciona con estar gritando.
6.- Un correo por tema: para dar solución o seguimiento a un pendiente, lo mejor es redactar un correo por tema; así cada uno tiene su grado de importancia y la secuencia lógica en respuestas.
7.- Confirmar citas: especificar el día, la hora y el lugar “nos vemos el martes 15 de julio a las 17:00 horas en mi oficina” – en caso de confirmar una cita online con una persona en otro país, revisar diferencia de horario.
8.- Contestar: dar respuesta en un lapso de 24 a 48 horas; lo más importante es emitir un comentario; si es desde el dispositivo móvil en un momento poco oportuno puede ser “enterad@, en breve doy seguimiento” si el asunto no es de interés ser honest@ y breve “gracias por la información, yo me comunico” o “no estoy interesad@, gracias”
9.- Horario: enviar correos en horario de oficina.
10.- Antes de enviar: siempre muéstrate profesional aunque se esté mandando un correo a un colega que es un amigo; ser prudente con las palabras, puede estar contestando un email con C.C.O.(con copia oculta), leer nuevamente el contenido; esto es porque no se sabe hasta dónde puede llegar un correo electrónico laboral.
Cada persona percibe la información de manera distinta, sobre todo si es un texto. Si el tema es delicado o puede causar cierta confusión lo mejor es confirmar con una llamada la intensión del mensaje.
Los espero en el siguiente tema de “Cualidades Exquisitas”, sonríe.
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